E-Arşiv Fatura Uygulamasının Özellikleri

E-arşiv neden kullanılmalıdır?

• Sadece elektronik ortamda değil, kağıt olarak da alıcısına gönderilebilir.
• E-arşiv ile oluşturulan faturaların alıcısına kopyasıyla beraber elektronik mali mühür ve zaman damgası bulunmaktadır.
• Her fatura, diğer ayın 15. gününe kadar oluşturulabilir.
• Oluşturulan faturalar GİB’e bildirilmek zorundadır.
• Raporda yer alan faturaların iptal edilip edilmediği e-arşivde belirtilmektedir.
• Bu uygulamadan yararlananlar, tekrar e-arşiv oluşturacaksa tüm raporları saklamak zorundadır.
• E-arşiv kullanan mükellefler, hiçbir koşulda irsaliyelifatura düzenleme hakkına sahip değildir.

E-Arşiv Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Kağıt olarak da gönderilebilen e-arşiv faturalar birçok maliyetin düşmesini de sağlar. O halde E-arşiv neden kullanılmalıdır sorusuna verilecek en önemli yanıt, işçilik, arşivleme ve zamandan tasarruf faktörleridir. İşletmelerin maliyetini ciddi anlamda azaltan bu uygulamada çıktı olarak verilecek faturaların kaşe ve imza ile sunulması da mümkündür. Mal teslimlerinde irsaliye yerine geçebilen e-arşiv faturaları günümüzde pek çok işletmenin kullandığı bilinmektedir.

Başvuru sürecinde GİB’in resmi web sayfasına erişerek talep edilen bilgilerin doldurulması gerekir. Kısa sürede mükelleflere yapılacak geri dönüşlerle beraber artık e-arşiv fatura uygulamasına geçilebilir. Bu uygulamanın bir diğer özelliği ise özel entegrasyon işlemlerinden yararlanarak daha güvenilir ve hızlı bir şekilde faturaları düzenleyebiliyor olmanızdır.

E-arşiv uygulaması, e-fatura kullanan mükelleflerin yararlanabileceği bir uygulamadır. Ancak e-fatura, bazı özellikleriyle bu uygulamadan ayrılır. İlk olarak formatı zorunlu olan e-faturada GİB direkt olarak aracılık görevini üstlenmiştir. Bununla birlikte kağıt baskısı e-faturada herhangi bir değeri ifade etmez. E-arşiv gibi özel entegrasyon kullanılabilen e-faturanın kullanımı ise belirli şartlarda zorunludur.

Bu bilgilerin yanı sıra e-faturanın bazı dezavantajları da bulunmaktadır. Örneğin 7 günden daha fazla geriye dönük olarak fatura kesimi söz konusu değildir. Ancak e-arşiv faturalamada vergi kanunlarına göre daha uzun süreli faturaların muhafaza edilmesi söz konusudur. Ek olarak mali mühür alma şartı da bulunan e-faturaya geçenlerin e-deftere geçme zorunluluğu da vardır. E-arşiv uygulamasında faturalar rahatlıkla muhafaza edilirken, e-fatura kullanmayan firmalara e-fatura gönderimi yapılamamaktadır.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar 

e-Fatura 

• Kâğıt baskısı hukuken bir değer ifade etmez. 
• GİB aracılık görevi görür. 
• Formatı zorunludur. 
• Mali mühür kullanılır. 
• GİB veya Özel entegratör kullanılır. 
• Kullanımı belirli şartlarda zorunludur. 

e-Arşiv Fatura 

• Elektronik belge olarak basılır. 
• GİB’e rapor verilir. Serbest format kullanılır. 
• Zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanıp muhafaza altına alınır. 
• Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır. 
• Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlıdır.